和やかに会議を進めるには「丸テーブル」が効果的

これはよくテレビなどで映されている会見や会議の場面と同じで、席に序列が生じた状態になる。

また大きなテーブルになるほど、対角線上に座る人同士の距離も遠くなり、意見の交換もしづらくなるだろうし、形式的かつ格式ばった会議になってしまうだろう。

一方で丸テーブルにした場合だと、席に序列が付きにくく、参加している人同士が対等な位置になり、距離が離れすぎることもないだろう。

また、発言している人の声が遠すぎて聞き取りにくいといったこともなく、全員がそれぞれの意見に耳を傾けることができる。

またテーブルの形が“丸”なのは“和”を連想しやすいので、会議を和やかに進行することになるのだ。

テーブルまで気にする人はほとんどいないかもしれないが、会議を任された場合はテーブルにもこだわってみるといいかもしれない。

目標設定によってやる気と能力は最大限に引き出せる

このときに注意したいのが、あまりにも無謀な目標や高すぎる目標を設定すると「こんなのできるわけない」とサジをなげられてしまい、部下のやる気をかえって無くしてしまうことがある。

なので、努力すれば手が届くかもしれないという“少し高め”のラインがやる気を引き出す大切な部分なのだ。

また、すでに触れたように、具体的な目標にすることが大切である。

ただ「契約をたくさんとってくる」では曖昧すぎてモチベーションを維持できないだろう。

それが「今月は10件成約する」という具体的な目標になることで、「今の時点で8件いったから、あと2件で目標達成だ!」という感じでやる気が出て、目標達成しやすくなるのだ。

この方法をうまく利用することで、部下のやる気だけでなく能力を伸ばすことができ、組織全体も活気が出るだろう。

話題に困らないための「て・き・ど・に」の法則

しかし、この世間話が簡単なようでなかなか難しい。

何度か会っているなら話題に困ることはないだろうが、初めての取引先やそれほど実績がない場合だと、何を話していいか悩んでしまうだろう。

だが、いくら話題が見つからないといってプライベートの話をするのはよくない。

もし家庭の問題で悩んでいたらさらに気まずい空気になってしまう。

じつは、こういうときに無難なのが「て」「き」「ど」「に」が頭につく話題だ。

「て」はテレビ番組、「き」は気候・天気、「ど」は道楽・趣味「に」はニュースの話題である。

これならば相手も不快に思うことはないだろう。

天気がいい日であれば「今日はいい天気ですね」という会話から話を始めることができる。

ここでひとつ注意したいのがニュースの話だ。

政治や宗教など、相手がどのような信仰や信条を持っているかわからないし、下手な発言をしてしまうと意見の反発を招いてしまうことがあるので注意しておくといい。

手っ取り早くクレームを解決する対抗術

そのためには、できるだけ深刻さを装って相手を丁重に扱ったほうがいいだろう。

もしこちら側に不備があれば、まずはその点をしっかりと謝罪し、相手の気持ちが落ち着くまで相手の話に耳を傾ける。

このとき相手に言われたことに対してイラッとしても反論したり、言い訳をするとかえって逆効果で余計相手を怒らせてしまうことになるので、我慢してひたすら相手の話を聞くことが重要である。

ここで大切なのは、できるだけ深刻な面持ちや話し方で接することだ。

いくら謝っても口先で適当に応じているのが相手にばれてしまえば「反省の色が見られない」とますます怒るだろうし、次から仕事や取引がなくなってしまう可能性がある。

だが、相手が大切な取引先で怒りが激しい時は上司に同行してもらうといい。

それなりの立場の人がくることで、組織的にも深刻な事態だと受け止めているということが相手に伝わるからだ。

すると「そこまで反省しているのなら…」と相手の怒りを和らげることができるわけだ。

交渉を成功させるには、会う時間と会う回数どっちが大事?

これはビジネスにおいても有効に活用することができるので、取引を成功させたいと思う相手がいたら、会う時間は短くても何度か訪問すると効果的だろう。

たとえば、3か月に一度会って1時間話すのと、週に1度会って5分ほど話をするのではどちらがいいだろうか。

ほとんどの場合、短い時間でも頻繁に訪問してくれる営業マンのほうが、たまにくる営業マンよりも親しみを持ってもらうことができる。

もちろん、取引先の仕事に迷惑になってはならないので相手の都合を考慮しながら訪問を重ねていく。

そして、行くたびに何か新しい情報を持っていくとより効果的なのは言うまでもないだろう。

そうすることで、会う時間は短くても次第に相互の信頼関係ができ、交渉や商談が成功する可能性も高くなるに違いない。