会議に集中しやすくなる環境づくりとは?

こんなとき、効率よく会議をしたいときにとっておきの方法がある。

それは狭い部屋で会議をすることだ。

もちろんこれは大人数の時にはおすすめしないが、それほど人数が多くない場合は、多少定員オーバーするくらいの狭い部屋のほうがいい。

通常であれば広い会議室で行うことが多いが、部屋が広すぎると緊張感が伝わりにくく、また前述のように参加者同士の距離が遠くなってしまい意見が聞こえづらくなり、結果的に集中力が薄れてしまうからだ。

そうなってしまえば会議への参加意識が低くなり、真剣な議論ができなくなるだろう。

だが、会議室が狭くなることで参加者同士が近くなり、声も通りやすい。

もし会議中にサボろうとしていればすぐにわかるので、集中力が続きやすい。

すると自然と参加意識が高くなり、会議自体もより良いものになるだろう。

相手に誠実さを伝えるには、軽くアゴに手を当てると効果的

こうすることで、相手に「適当に返事をしているわけじゃないんだな」と思わせることができ、誠実な印象を持ってもらえるだろう。

また、一瞬間を置くことにより、その後の発言にも注目してもらえるのだ。

こうして相手の顔をみながら丁寧に自分の話をしていくことで、会話の内容を整理できたり、より誠実さをアピールすることができるというわけだ。

このときに注意したいポイントは、あまり大げさに身振り手振りをつかって話をしないことである。

大げさな動作をすると相手からは逆に軽薄に見られてしまうかもしれない。

ほんの一瞬だけのほうが、無意識のうちに誠実な印象を相手に与えることができるので、くれぐれも大げさになりすぎないように気を付けてほしい。

足を開いて座ると、相手も心を開きやすくなるワケ

もし部下が自分に対して警戒しているようであれば、こちらからその警戒心を解いて安心させてあげることが大切である。

それは普段のしぐさを利用してできるのだが、それは座るときに足を開いて座るだけでいいのだ。

人のしぐさにはその人の気持ちが表れるといっても過言ではない。

足を閉じているときは、緊張しているときや相手を警戒している証拠だ。

逆に、足を開いていれば、警戒心を解いて相手に心を許している、いわば安心している状態だろう。

これは足だけでなく腕も同じで、腕組みをしているとどこか偉そうに感じたり、気難しそうなイメージを抱くが、両手を広げている人であれば相手を歓迎して受け入れているように見える。

このしぐさと気持ちはほとんどの場合同じである。

しかし職場で手を広げるわけにはいかないので、足を開いて座ることで相手の警戒心を解いてあげるといいだろう。

目標設定によってやる気と能力は最大限に引き出せる

このときに注意したいのが、あまりにも無謀な目標や高すぎる目標を設定すると「こんなのできるわけない」とサジをなげられてしまい、部下のやる気をかえって無くしてしまうことがある。

なので、努力すれば手が届くかもしれないという“少し高め”のラインがやる気を引き出す大切な部分なのだ。

また、すでに触れたように、具体的な目標にすることが大切である。

ただ「契約をたくさんとってくる」では曖昧すぎてモチベーションを維持できないだろう。

それが「今月は10件成約する」という具体的な目標になることで、「今の時点で8件いったから、あと2件で目標達成だ!」という感じでやる気が出て、目標達成しやすくなるのだ。

この方法をうまく利用することで、部下のやる気だけでなく能力を伸ばすことができ、組織全体も活気が出るだろう。

ネームプレート1枚で責任感はアップする

もしネームプレートをつけなかったら、相相手から名前を尋ねられない限り自分の名前を知られることはない。

つまり匿名の状態であり、「何かあっても自分とはわかりずらいだろう」と気が緩み、責任感が薄れる。

その結果ミスをしたり、サービスが疎かになってしいまう可能性が高くなる。

しかしネームプレートを付けると、その人は匿名ではなく実名の個人になり、何か問題を起こせば名指しでクレームがくることになる。

するといい加減な仕事はできなくなるというわけだ。

また、雇用する側としても、現場をチェックするときにネームプレートを見て従業員の名前を把握でき、「田中君というのか、いつも頑張ってるな」などと話しかけることができる。

ネームプレートひとつで責任感が増し、より熱心に仕事をするようになるだろう。